1

Những sai sót thường gặp cần tránh khi làm kế toán

NHẬN GIA SƯ KẾ TOÁN CẤP TỐC xem ngay

HỌC KẾ TOÁN GIẢM 50% HỌC PHÍ xem ngay

LÀM DỊCH VỤ KẾ TOÁN GIÁ RẺ xem ngay

KẾ TOÁN HÀ NỘI tham khảo và chia sẻ: Những sai sót thường gặp cần tránh khi làm kế toán

Một sai sót dù rất nhỏ cũng có thể dẫn đến nhiều phiền phức cho doanh nghiệp, thậm chí có thể tiềm ẩn hậu quả rất lớn. Bài viết tổng hợp một vài sai sót mà kế toán thường gặp nhất

1. Đối với hóa đơn

Khi mua hoá đơn:

Giấy giới thiệu (GGT):

Không ghi rõ đến cơ quan thuế để mua hoá đơn (chỉ ghi chung chung đến liên hệ công tác…).
Các chỉ tiêu như số giấy giới thiệu, ngày, họ tên và chức vụ người được cử đi, tên chữ ký của người ĐDPL, đóng đấu … không rõ ràng.

Nhân viên đến mua hoá đơn:

Không mang theo CMND (Người được giới thiệu).
Khi gần hết giờ hành chánh mới đến liên hệ mua hoá đơn.
Cử người không hiểu biết về hoá đơn chứng từ (như bảo vệ, tạp vụ, nhân viên trực điện thoại…) đi mua hóa đơn.
Không đem theo Phiếu theo dõi tình hình cấp phát hóa đơn.
Không lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở ký gần nhất.
Chưa chuẩn bị con dấu khắc Tên DN, Mã số thuế, để đóng trên liên 2 Sử dụng hoá đơn.

Khi mua hàng:

Không nhận hoá đơn tại nơi xuất hàng mà nhận hoá đơn do người bán đem đến (dễ bị nhận hoá đơn giả).

 Khi xuất hàng:

Không xuất hoá đơn GTGT đối với Hàng hóa Xuất khẩu,
Không xuất hoá đơn đối với doanh thu hàng uỷ thác xuất khẩu.
Không lót giấy carbon giữa các liên.
Thiếu chữ ký người mua trên hoá đơn.
Không ghi thuế suất thuế GTGT.
Báo cáo sử dụng hoá đơn: Không lập báo cáo sử dụng hoá đơn theo định kỳ (Tháng, Quý, Năm), các bảng kê hoá đơn bán ra, mua vào.
Ghi không đầy đủ cột mục theo quy định.
Cột ngày chứng từ ghi không theo đúng định dạng 30/01/2002 (ghi sai là 01/30/2002 hoặc 30-Jan-02, 2002-01-30 v.v…)
Trong bảng kê HHDV bán ra không ghi đúng thứ tự số hoá đơn đã sử dụng, không kê hoá đơn đã huỹ vào bảng kê, đồng thời cũng dễ bị kê khai trùng nhiều lần cho cùng một hoá đơn.
Không lập bảng kê riêng đối với hàng hoá bán ra không chịu thuế GTGT (như hàng đại lý bán đúng giá)
Trong bảng kê hoá đơn mua vào không lập bảng kê riêng đối với những hàng hoá dịch vụ phục vụ cho sản xuất, hàng không chịu thuế GTGT.

 2. Đối với kê khai thuế

Kê khai thuế GTGT hàng tháng:

Thiếu chỉ tiêu 5 (dòng thuế GTGT được khấu trừ).
Nhầm lẫn giữa các dòng làm sai lệch nội dung của tờ khai.
Nhân viên kế toán làm cho nhiều công ty khác nhau, khi lập tờ khai bằng máy tính quên thay đổi mã số thuế, tên công ty, địa chỉ …. của công ty.
Gộp doanh thu và thuế đầu ra của nhiều thuế suất ghi chung vào một dòng. Không tính gộp cả doanh thu của HHDV không chịu thuế GTGT vào chỉ tiêu 1.
Cấn trừ số thuế phát sinh âm kỳ này với nợ thuế GTGT chưa nộp của kỳ trước.
Tính vào số thuế GTGT đầu vào đối với hàng hoá nhập khẩu theo thông báo của Hải Quan, trong khi chưa nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu đó.
Kê khai khấu trừ 3% đối với hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB nhưng mua về không phải để bán ra.
Không tách riêng bảng kê Hàng hóa DV mua vào có hóa đơn bán hàng được khấu trừ tỷ lệ 3%. Kê khai thuế thu nhập cá nhân hàng tháng đã chặn trừ tại nguồn:
Hàng tháng đã chặn trừ thuế thu nhập của người lao động nhưng chiếm dụng không kê khai và nộp vào ngân sách kịp thời đúng theo qui định của pháp lệnh thuế thu nhập.
Những đơn vị có nộp thuế TNCN của người nước ngoài, không lập riêng tờ khai hoặc đã kê khai lẫn lộn giữa người VN với người nước ngoài. Kê khai thuế Thu nhập doanh nghiệp hàng năm:
Không chủ động kê khai đúng thời gian theo qui định của Luật thuế, bị cơ quan thuế nhắc nhở, xử phạt hành chánh.
Đơn vị tính: Nội dung số liệu không tương ứng với đơn vị tính đã ghi bên trên biểu mẫu.
Không ghi đầy đủ các khoản chi phí theo đúng mẫu quy định.

saisot

 3. Đối với quyết toán thuế GTGT năm

Dòng thuế phải nộp ghi tổng số thuế đầu ra, và dòng thuế đã nộp ghi tổng thuế GTGT đầu vào.
Dòng thuế đã nộp năm quyết toán: Ghi sai là số đã nộp cho năm báo cáo (bao gồm cả thuế đã nộp vào tháng 1 năm sau nộp cho tháng 12 năm trước). Đúng ra là số đã thực nộp trong năm báo cáo (bao gồm những chứng từ nộp từ ngày 1/1 đến 31/12 của năm báo cáo, không phân biệt nộp cho năm báo cáo hay truy nộp cho các năm trước).

 4. Đối với nộp thuế

Ghi nhầm tên người nộp là tên cá nhân đi nộp tiền (Phải ghi tên pháp nhân Doanh nghiệp).
Không nắm rõ các qui định về thời hạn nộp thuế của từng sắc thuế để chủ động nộp trước ngày hết hạn, bị cơ quan thuế nhắc nộp và bị phạt nộp chậm.
Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước: Không ghi rõ tài khoản của cơ quan thuế trên giấy nộp tiền, thiếu quan tâm ý nghĩa của những mã hiệu mục lục ngân sách nhà nước có liên quan (cấp, chương, loại, khoản, mục, tiểu mục) để ghi cho đúng.
Khi phát sinh khoản phải nộp (không thuộc các loại thuế thông thường) đã không lập tờ khai nộp cho cơ quan thuế

 5. Đối với hồ sơ báo cáo quyết toán thuế

Không thiết lập đầy đủ hồ sơ về tài sản cố định, mua sắm TSCĐ không có hoá đơn hợp lệ.
Thiếu bảng đăng ký tiền lương; hạch toán chi phí tiền lương nhưng thiếu hợp đồng lao động; bảng lương không có người ký nhận.
Thiếu bảng kê hồ sơ quyết toán thuế (liệt kê danh sách hồ sơ đính kèm theo nhằm tránh thất lạc).
Doanh nghiệp được thụ hưởng chế độ miễn giảm do ưu đãi đầu tư nhưng quên hoặc không biết cách hạch toán và báo cáo quyết toán với cơ quan thuế; hoặc chờ cơ quan thuế đến kiểm tra để xác định số thuế được miễn giảm.

 6. Đối với hạch toán kế toán

Ngay sau khi lập đề nghị hoàn thuế GTGT, doanh nghiệp đã không hạch toán làm giảm số dư nợ, không hạch toán đồng thời vào tài khoản phải thu phải trã, mà vẫn để số thuế nầy được tiếp tục khấu trừ cho kỳ sau.
Ngay sau khi nhận được quyết định xử lý, xử phạt… của cơ quan thuế, doanh nghiệp không thực hiện hạch toán ngay vào sổ sách kế toán hiện hành, làm số dư các tài khoản thanh toán với ngân sách khác biệt với số liệu của cơ quan thuế.
Sổ sách kế toán áp dụng máy vi tính: Định kỳ hàng tháng không in ra toàn bộ sổ sách phát sinh; sổ đã in ra không có số trang, không có giám đốc và kế toán trưởng ký; không tự đóng dấu giáp lai.

 7. Đối với đăng ký thuế

– Thay đổi kế toán trưởng, địa chỉ kinh doanh, tài khoản và ngân hàng, điện thoại, fax, e-mail… không đăng ký với cơ quan thuế.

Hồ sơ chứng minh hàng xuất khẩu:

Không thuyết minh sự sai biệt giữa hoá đơn và tờ khai Hải quan; giữa hoá đơn và chứng từ thanh toán.
Thiếu chứng từ thanh toán hợp pháp đối với hàng xuất khẩu .
Không có xác nhận của Hải quan tại ô 47 của tờ khai Hải quan.

 Văn thư đề nghị hoàn thuế (mẫu 10/GTGT) không xác định mình thuộc đối tượng cụ thể nào được hoàn thuế (xuất khẩu hay âm luỹ kế 3 tháng v.v…).

Bảng kê khai tổng hợp số thuế phát sinh đề nghị hoàn không khớp với số thuế GTGT đã kê khai hàng tháng (phải điều chỉnh lại số liệu đã kê khai nhầm trước khi lập hồ sơ hoàn thuế).

Phó giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký tên vào văn thư đề nghị hoàn thuế GTGT không được xem là hợp lệ.

Tài khoản đề nghị chuyển số tiền thuế GTGT được hoàn không đúng với số hiệu tài khoản và tên ngân hàng đã đăng ký thuế.

Mỗi năm, có hàng ngàn sinh viên chuyên ngành kế toán tốt nghiệp tại các trường đại học, cao đẳng và trung cấp đào tạo. Nhiều bạn rất lạc quan trong việc tìm việc làm khi xu hướng thành lập công ty, mở chi nhánh kinh doanh ngày càng phát triển mạnh. Tuy nhiên, những kế toán viên thiếu kinh nghiệm sẽ rất dễ mắc sai lầm. Cách giải quyết là bạn cần trang bị kiến thức chuyên ngành tốt và thật cẩn thận để không làm nhà tuyển dụng thất vọng.

8. Về chứng từ

– Các mẫu chứng từ ghi chép không đúng mẫu hoặc đúng mẫu nhưng ghi chép không đúng quy định, ghi thiếu các yếu tố trên mẫu chứng từ, thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan.

– Mẫu phiếu thu, phiếu chi không đúng mẫu:

Các phiếu chu, phiếu chi không được đánh số liên tục trong năm mà đánh theo tháng.
Phiếu chi, phiếu chi thiếu định khoản kế toán,thiếu chữ ký của các cá nhân có liên quan trong đó phiếu chi quan trọng nhất là chữ ký người nhận tiền, phiếu thu quan trọng nhất là chữ ký của thủ quỹ; không ghi dòng “Đã nhận đủ số tiền viết bằng chữ”, dòng” Chứng từ gốc kèm theo…
– Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ.

– Một số khoản chi trên 100.000 đồng không có Hóa đơn tài chính.

– Các khoản chi thuộc nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi..; không phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh, đơn vị hạch toán vào chi phí như chi ngày 8/3, chi cho tài trợ, ủng hộ, khen thưởng cá nhân trong công ty… phải điều chỉnh lấy từ quỹ.

– Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính… cần thống kê để loại ra khỏi chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế như:

Thanh toán chi khoán tiền điện thoại chỉ có danh sách ký nhận, không có hóa đơn kèm theo… đúng ra phải có hóa đơn tài chính, còn việc khoán chỉ là căn cứ để khống chế mức chi thôi.
Chi phí thuê nhà của cá nhân không có hóa đơn tài chính (mặc dù nó là chi phí thực tế của doanh nghiệp).
Thanh toán chi phí qua qua thẻ Mastercard chỉ kèm sao kê của Ngân hàng, không có chứng từ gốc kèm theo.
Thanh toán chi độc hại bằng tiền mặt, không bằng hiện vật và có chứng từ gốc kèm theo.
Chi phí tiền nước, tiền điện thoại, hóa đơn tài chính không ghi tên, mã số thuế công ty.
– Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính logic về mặt thời gian

Ngày trên hóa đơn trước ngày viết Tờ trình.
Ngày trên Đề nghị thanh toán sau ngày Hóa đơn tài chính.
Ngày tháng trên các hợp đồng, biên bản thanh lý, biên bản nghiệm thu không logic.
Các chứng từ gốc kèm theo chưa đảm bảo tính đầy đủ.
Chi phí cho nhân viên

Các bảng lương thiếu không có chữ ký của người nhận tiền.
Một số khoản chi công tác phí khoán chi theo danh sách ký nhận không có diễn giải thể hiện đi công tác lưu động trên 15 ngày/tháng.
Chi ăn ca theo mức cố định tháng hoặc chi ăn ca theo số ngày/đơn giá nhưng không có bảng chấm công lưu kèm.
Chi làm thêm giờ không có giấy báo làm thêm giờ.
Chi từ Quỹ Dự phòng mất việc làm cho đào tạo tại chức cán bộ nhân viên, không có tài liệu giải trình về sự thay đổi công nghệ dẫn đến người lao động bị mất việc làm.
Chi phí mua nguyên liệu, nhiên liệu

Bảng kê thu mua hàng nông sản chưa ghi chưa đầy đủ địa chỉ, số chứng minh thư của người bán hàng.
Thanh toán chi phí xăng dầu thanh toán trên cơ sở thực chi ghi trên theo hóa đơn tài chính, không có định mức.
Chi phí dịch vụ mua ngoài

Chi sửa chữa vật dụng hỏng không có giấy báo hỏng, chi phí sửa chữa xe không có biên bản xác nhận tình trạng kỹ thuật của tài sản trước khi đưa vào sửa chữa, không có tờ trình xin duyệt kinh phí, chỉ có hóa đơn tài chính.
Chi sửa chữa lớn không có biên bản bàn giao đưa vào sử dụng
Chi phí sửa chữa lớn đó ghi nhận vào tăng nguyên giá tài sản cố định nhưng không có Biên bản đánh giá của bộ phận kế toán về thời gian sử dụng ước tính của tài sản sau sửa chữa là cơ sở trích khâú hao của đơn vị.
Chi đào tạo học nghiệp vụ thiếu Quyết định cử di học, Chương trình kế hoạch học tập làm việc, chỉ có đề nghị thanh toán và hóa đơn tài chính.
Chi phí bằng tiền

Chi phí cấp phát quà tết không có danh sách đính kèm.
Khoản chi hội nghị khách hàng không có danh sách khách hàng mời đính kèm.
Một số khoản chi hội thảo, hội nghị thiếu danh sách đại biểu, các khoản chi tiền bồi dưỡng cho đại biểu dự họp, hội nghị không có ký nhận của từng người mà chỉ có tờ trình xin thanh toán của bộ phận văn phòng.
Chứng từ xin thanh toán chi phí tiếp khách không thể hiện rõ tiếp khách nào.
Thanh toán công nợ

Đơn vị thực hiện chi trả tiền hàng cho bên thứ 3 không phải là đại diện theo pháp luật của người cung cấp hàng hóa cũng như không có giấy ủy quyền của người cung cấp hàng hóa và dịch vụ.
Chi tiếp khách không ghi rõ tiếp khách nào.
Việc ký kết hợp đồng còn chưa đúng theo quy định của pháp luật, chưa chặt chẽ.
Một số hợp đồng khi ký kết hợp đồng kinh tế còn căn cứ theo pháp lệnh Hợp đồng kinh tế năm 1989.
– Hồ sơ mời thầu không yêu cầu nhà thầu cung cấp các tài liệu đã thực hiện cho gói thầu tương tự để có tiêu chí đánh giá chính xác,… Ngoài ra trong hồ sơ thầu cũng không yêu cầu nhà thầu gửi kèm theo Báo cáo tài chính đã được kiểm toán độc lập hoặc quyết toán thuế của nhà thầu. Trong hồ sơ mời thầu của các gói thầu xây lắp chỉ yêu cầu là “doanh thu, lợi nhuận trước và sau thuế có mức tăng trưởng hoặc duy trì ở mức ổn định” nhưng không nêu rõ cụ thể mức ổn định đó là như thế nào.

– Ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, người ký kết hợp đồng không phải là người đại diện theo pháp luật của nhà cung cấp này, tuy nhiên không có giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật.

Thực hiện ký kết hợp đồng vượt phân cấp

Theo Quyết định phân cấp tài chính của đơn vị đối với các đơn vị cấp dưới, có thể ký vượt cấp hoặc chia nhỏ giá trị hợp đồng .
Chưa ký hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng bổ sung

Một số hợp đồng đã hết hiệu lực thi hành hoặc các điều khoản hợp đồng không còn phù hợp nhưng các đơn vị vẫn chưa ký lại hoặc ký bổ sung phụ lục hợp đồng.
Chưa thực hiện đúng các điều khoản của hợp đồng

Một số hợp đồng mua vật tư, hàng hoá trong điều khoản cam kết đã ghi rõ thời gian bên bán phải giao hàng nhưng khi thực hiện bên bán đã giao hàng chậm so với quy định. Tuy nhiên đến khi thanh toán và thanh lý hợp đồng chưa có Biên bản xác nhận nguyên nhân chậm tiến độ và chưa đề cập đến vấn đề vi phạm điều khoản tiến độ thực hiện hợp đồng.
Chưa theo dõi chặt chẽ các hợp đồng

Một số đơn vị chưa có sổ theo dõi các hợp đồng kinh tế đã ký và tình hình thực hiện các hợp đồng này. Một số hợp đồng hết hiệu lực chưa tổ chức thanh lý theo quy định.

 9. Về hạch toán

Hạch toán nội dung không đúng tài khoản đối ứng.
Ví dụ: Một số khoản chi phí do bỏ sót từ những năm trước đơn vị đang hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ mà không theo dõi hạch toán trên Tài khoản ” chi phí khác” theo quy định.

* Hạch toán khoản tiền gửi có kỳ hạn trên TK 112.

* Hạch toán vốn cho vay ngắn hạn Ngân hàng A trên TK 112.

* Hạch toán khoản vay lấy lãi trên TK 112.

Hạch toán một số nghiệp vụ không có cơ sở hoặc không kịp thời hoặc bị trùng 2 lần.
Hạch toán thu tiền và chi trả tiền chưa kịp thời.
Lập phiếu thu không phù hợp với thời điểm thực tế thu tiền.
Ví dụ:

– Một số đơn vị lập phiếu thu và hạch toán trước khi thực thu tiền dẫn đến số dư quỹ tiền mặt trên sổ kế toán chênh lệch so với kiểm kê thực tế tại thời điểm kết thúc niên độ, nguyên nhân là do cuối tháng kế toán đã lập phiếu thu và hạch toán doanh thu đối với khoản doanh thu thực hiện trong tháng nhưng đến tháng sau các đơn vị cấp dưới mới nộp tiền về quỹ.

– Kế toán đơn vị căn cứ vào Hóa đơn mua bán hàng của các bộ phận gửi về để hạch toán khoản thu tiền của khách hàng, do đó không phản ánh chính xác thời điểm chuyển tiền của các bộ phận

Lập phiếu chi và hạch toán được thực hiện sau khi đã chi tiền, Ví dụ như: PC ngày 29/12/2006 trả tiền cho Công ty A từ ngày 25/12/2006 với số tiền 39.380.000 đồng (Biên bản thanh lý ngày 25/12/2006 nêu rõ Công ty A đã nhận đủ số tiền)… hoặc xuất quỹ tiền mặt nộp Ngân hàng sau đó mới lập phiếu chi.
Quản lý thu chi tiền mặt không chặt chẽ như việc nộp tiền mặt về quỹ không kịp thời theo quy định. Ví dụ khi thu bưu điện phí của các đơn vị đều có quy định: “Định kỳ hàng ngày, các đối tượng thuê thu có trách nhiệm đến phòng Kế toán bưu điện huyện quyết toán hoá đơn và nộp đủ số tiền đã thu từ khách hàng…”, tuy nhiên các đối tượng thuê thu không nộp tiền kịp thời về bưu điện theo từng ngày.
Không mở sổ quỹ hoặc mở nhưng ghi chép không đúng trình tự nhập, xuất quỹ nên sổ quỹ tiền mặt của một số ngày còn có hiện tượng dư âm, hoặc khi có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và tiền mặt kiểm kê thực tế rất khó phát hiện ra các nguyên nhân chênh lệch.
Ghi nhận thiếu trong hệ thống tài khoản kế toán của đơn vị số dư tiền gửi tại một số ngân hàng (phát hiện thông qua thủ tục đối chiếu xác nhận số dư với Ngân hàng).
Một số đơn vị không tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.

 10. Về lưu trữ chứng từ

Một số khoản chi có nhiều nội dung và nhiều chứng từ chi đính kèm, tuy nhiên đơn vị chưa lập bảng kê chi phí điều này làm khâu kiểm soát chứng từ khó khăn.
Việc lưu trữ các chứng từ thanh toán còn chưa kịp khoa học như chứng từ công nợ lưu cùng chứng từ thanh toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *