Cách sắp xếp và lưu trữ hóa đơn chứng từ

Công ty kế toán Hà Nội hướng dẫn cách sắp xếp lưu trữ hóa đơn chứng từ kế toán 

Trong công việc mỗi một kế toán viên đều có một cách sắp xếp lưu giữ chứng từ kế toán riêng của mình sao cho phù hợp với quy trình công việc, cách thức, nội dung mục đích sử dụng của đơn vị mình và phải làm sao thật khoa học và nói lên được đó là một kế toán viên pro nhất.

Bằng những kinh nghiệm thực tế lâu năm được đốc rút ra từ nhiều cách khác nhau sau đây chúng tôi xin được chia sẻ một vài lưu ý nhỏ cho các bạn kế toán trong công tác sắp xếp và lưu giữ hóa đơn chứng từ kế toán. 

Các chứng từ thu và chi nên để riêng, phiếu chi – thu phải đánh số thứ tự theo ngày tháng phát sinh chi phí và để trên rồi kẹp hóa đơn và các chứng từ liên quan đến chi phí ở sau. Hóa đơn được trả bằng tiền mặt thi đi kèm với phiếu chi. Nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì đi kèm ủy nhiệm chi. sắp xếp theo thứ tự số phiếu chi và nên xếp theo từng tháng 

Các loại chứng từ nên xếp thứ tự riêng của từng loại. 
Nhưng sổ sách bạn cần ghi rõ hóa đơn nào là đi kèm với PN, PX hoặc PT, PC nào, nếu không sau này khi cần tìm lại chứng từ để biết 1 lô hàng nào đó đã đi đâu về đâu sẽ rất khổ. 
Ví dụ: PT số 102 ngày 13/2/2010 ghi Nội dung: “Thu tiền bán hàng” số tiền 100 tr -> sau này muốn biết 100tr đó là bán cái gì thì mò điên luôn. 
Nên ghi rõ: “Thu tiền bán hàng (ông A – HĐ 0002334)”. 
Đồng thời, trước khi tách hóa đơn ra khỏi PT hoặc PC bạn nên lật mặt sau tờ hóa đơn đó ghi lại số của PT hoặc PC. 
Cần tách riêng HĐ, PT, PC, PN, PX và xếp theo số thứ tự của nó là để: 
– Cùng loại nên chúng cùng kích cỡ, dễ xếp cho ngay ngắn. 
– Đối chiếu với sổ cái tài khoản dễ dàng (vào sổ có trùng hay sót tờ nào không …). 
– Hóa đơn đầu ra, đầu vào nên xếp theo thứ tự đã khai trên tờ khai hàng tháng để sau này Thuế kiểm tra được nhanh, mà trước khi Thuế kiểm tra mình phải tự kiểm đếm lại xem có sai sót tờ nào không … 
… 
Riêng hóa đơn đầu ra đầu vào thì nên cặp lại theo từng tháng tương ứng với tờ khai mỗi tháng; còn các loại phiếu khác thì tùy theo nhiều ít mà cặp lại theo từng tháng hay từng quý hoặc năm.